規程文書スリム化

規程文書スリム化

マニュアルが多すぎてお困りではないですか?

  • 規程やマニュアルが多すぎて読む気になれない
  • 前の担当者から引き継いだけど、マニュアルをきちんと読んだことがない
  • 決められた手順が多いけど、ムダも多いと感じている

でも、心配ありません

膨大な規程を1冊16ページに削減し、ムダのないルールで日常業務への負担も減らします。

プランの内容

規程文書のスリム化と図解簡易マニュアルの作成

御社の規程を「わずか16ページのスリムな規程」に変更し、いつ・誰が・何を・どうすればよいかが一目で分かる「大好評!図解簡易マニュアル」を作成します。
御社にお伺いして現在の運用の実態やマニュアル類を確認させて頂いた後、お客様の運用実態に合うマニュアルを新たに作成します。現在の規程文書をお預かりし、こちらで作業を行いますので、お客様の作業はほとんど発生しません。
また、過度な安全対策や無意味な確認作業などが発生していないかチェックし、システムの弱いところやコスト削減できるところがあれば、改善案を提示します。(「安全対策チェック」と同等)

運用安心サポート

その月にやるべき作業を毎月お知らせし、電話やメール、状況によってはご訪問し、質問にお答えします。(1年間)

料金・オプション

27万円(税別)

「運用安心サポート」(1年分)と「安全対策チェック」をサービス

個人情報管理台帳とリスク分析表の移行(3万円)

  • 「個人情報管理台帳」と「リスク分析表」を新しい様式に移行します。(オプション)
  • 移行作業は、必ず必要な作業ではありません。現在お使いの「個人情報管理台帳」や「リスク分析表」をそのまま使用することもできます。

お客様の声

図解簡易マニュアルのおかげで、Pマークのことがやっと分かるようになった

規程のスリム化で運用も楽になったのが、一番良かった

わずか16ページのスリムな規程

わずか16ページのスリムな規程

A3用紙を4枚重ねて半分に折った姿を想像して下さい

A3用紙を4枚重ねて半分に折ります。それがPマーク.bizのご提供する規程文書の厚みです。
Pマークの運用に必要なルールが、これ1冊にまとめられています。シンプルでスリムな規程は、読みやすく、修正も簡単です。
「フォントサイズを適切にする」「見出しや様式名を強調表示する」「具体的な手順は箇条書きにする」等、読みやすさも徹底的にこだわりました。
御社の現在の規程文書をお預かりし、Pマーク.bizのコンサルタントが移行作業を行いますので、お客様の作業はほとんど発生しません

16ページで本当に大丈夫?

この規程で審査を受けられた企業様が、何人もの審査員から褒められています
審査員は全ての書類を事前に確認して、現地審査に臨みます。1冊にまとまっており、ページ数が少ないことで審査員の負担も減るんです。

Pマークの審査で確認されることは、おおまかに言うと以下の2つだけです。
①規程がJIS規格、及びJIPDECのガイドラインに合致しているか
②規程に従い運用しているか
つまり、①を満たしていれば、必要最小限の規程で構わないのです。
むしろ、必要以上に厳しいルールであっても、規程に「やる」と書いてあることを「やっていない」場合、②の確認で指摘となる可能性があります。
例えば、「マネジメントレビューを年4回実施する」「パソコンのパスワードはシステム管理者が毎月変更する」等、ルールとして間違っていないけど「そこまでやらなくても良いのに」「この作業に意味があるのかな」と審査員が思うようなルールでも、その通り実施していなければ、マネジメントシステムの運用違反とみなされてしまいます。

規程をスリム化すると、運用も楽になります

不要な規定や記録をなくすお手伝いをさせて下さい。
必要だと言われて今まで作成していた書類がなくなることに不安があるかもしれません。「そうしないとPマークが取得できないと前のコンサルに言われた」「審査で指摘されたことを改善する為に、より安全なルールを作った」等の理由があると思いますが、もしかしたら、御社社員の貴重な時間を奪っているかもしれません

安全管理の記録は3種類

入退室管理やシステム管理等の安全管理措置で使用する記録様式は、「入退室の記録」「来訪者の記録」「運用チェックリスト」の3種類のみです。
現在使われている記録類は必要性を判断して削減します。また、必要があれば、新しい記録様式を追加することもできます。

リスク分析表は5枚程度

中小規模の企業様の場合、取り扱う個人情報が、採用応募者・従業者・顧客情報ぐらいしかないというケースが大半です。そのような企業様で、リスク分析表が7枚以上あるとしたら多すぎるかもしれません。個人情報を取り扱う業務が2~3あったとしても、リスク分析表が10枚以上あれば多いと感じます。
Pマーク.bizでご用意するリスク分析表は、1つの業務につきA4用紙1枚程度で、一般的な企業であれば約5枚です。

大好評!図解簡易マニュアル

大好評!図解簡易マニュアル

普段の運用はこれ1冊で十分

いつ・誰が・何を・どうすればよいかが、一目で分かる構成になっています。
もちろん、図解簡易マニュアルがなくても運用できますが、新しい担当者の方、文書を読むのが嫌いな方、内部監査責任者や監査員など普段運用に関わらない方が、Pマークの運用の全体像を把握する際、特に役立ちます。
お客様の運用実態に合うよう、雛形をこちらで修正しますので、お客様の作業は発生しません。後で、お客様が加工できるようWordファイルで作成します。

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